Đối với mỗi doanh nghiệp tuỳ thuộc vào mô hình nhỏ hay lớn sẽ có mức độ khó khăn trong việc quản lý nhân sự hoàn toàn khác. Những doanh nghiệp có mô hình hoạt động càng lớn sẽ gặp càng nhiều khó khăn trong quá trình quản lý nhân sự. Vì vậy sự ra đời của các phần mềm quản lý nhân sự giúp ích khá nhiều cho các doanh doanh nghiệp trong công tác quản lý và điều phối nhân sự. Hãy cùng Blog MOA Việt Nam tìm hiểu về top 12 phần mềm quản lý nhân sự tốt và miễn phí hiện nay nhé!
1. Những vấn đề thường gặp của công việc quản lý nhân sự
Quản lý nhân sự chưa bao giờ được xem là công việc dễ dàng, luôn đòi hỏi sự tỉ mỉ, công bằng và trách nhiệm cao.Giả sử bạn quản lý nhân sự cho hơn 50 công xưởng của 1 doanh nghiệp, vấn đề đặt ra bạn cần quản lý cả tiền lương, sắp xếp ca làm việc, chế độ lương, thưởng,…Nếu xử lý hoàn toàn bằng thủ công thì tiến độ công việc sẽ kéo dài và còn có thể xảy ra sai sót trong qua quá trình tình toán.
Đi đôi với những sai sót là hậu quả khôn lường, có thể gây ra nhiều tranh cãi không đáng có. Ảnh hưởng đến KPI của mỗi bộ phần và thậm chí ảnh hướng lớn đến doanh thu của cả một doanh nghiệp.
Trong quá trình quản lý nhân sự sẽ không tránh khỏi những vấn đề như: nhân viên phải di chuyển liên tục vị trí và địa điểm làm việc, từ chi nhánh này sang chi nhánh khác. Bắt buộc mọi hồ sơ phải chỉnh lại cho phù hợp. Và bạn là người phải rà soát lại tất cả thông tin. Rất mất thời gian và công sức. Đây chính là lý do vì sao các phần mềm quản lý nhân sự ra đời.
2. Lợi ích mà các phần mềm quản lý nhân sự mang lại cho doanh nghiệp
Phần mềm quản lý nhân sự giúp ích rất nhiều cho quá trình quản lý nhân sự, nhờ vậy mà doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều thời gian và cả chi phí. Dưới đây là những lợi ích vượt bậc mà phần mềm quản lý nhân sự mang lại:
2.1. Nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự
Thay vì phải mất quá nhiều thời gian để sắp xếp thông tin, hoạt động của mỗi nhân viên bằng hình thức thủ công, bạn có thể sử dụng phần mềm để hỗ trợ. Vừa nhanh chóng mà độ chính xác lại cao và giảm nhiều rủi ro không cần thiết.
2.2. Tiết kiệm thời gian và nhân lực
Không cần quan tâm quá nhiều đến việc lưu trữ quá nhiều thông tin, hồ sơ, giấy tờ, mọi hoạt động sẽ diễn ra nhanh chóng và được mã hóa bởi phần mềm. Giúp tiết kiệm thời gian và nguồn nhân lực một cách tối đa. Thay vào đó sẽ dùng nguồn nhân lực và công việc phù hợp.
2.3. Tính bảo mật cao
Phần mềm quản lý nhân sự luôn đề cao tính bảo mật tuyệt đối, vì mọi thông tin đều có ảnh hưởng rất nghiêm trọng đến doanh nghiệp. Do đó bạn không cần quá lo lắng về việc bj rò rỉ thông tin ra ngoài.
2.4. Đánh giá và khen thưởng hợp lý
Khi mọi thông tin, giấy tờ và cả chính sách khen thưởng, đánh giá quá trình làm việc được cập nhật trên phần mềm. Sẽ giúp chọn lựa ra những nhân viên có thành tích tốt và cả không tốt một cách công bằng nhất. Mà không có sự can thiệp không cần thiết từ tác động bên ngoài.
3. Một phần mềm quản lý nhân sự tốt cần đảm bảo những tính năng nào?
Một phần mềm quản lý nhân sự tốt cần đảm bảo những tính năng sau :
- Bảo mật chặt chẽ hệ thống và toàn bộ dữ liệu
- Loại bỏ hết tất cả giấy tờ được cho là không cần thiết
- Cập nhật chính xác nhân viên hiện đang làm công việc gì, ở đâu?
- Tích hợp chấm công và tính lương
- Quản lý đánh giá hiệu suất công việc chính xác
- Linh động và có khả năng tiếp cận tốt
- Có thể mở rộng nhiều tính năng khi bạn cần
- Dễ sử dụng và không quá phức tạp
- Khả năng xuất báo cáo chính xác
4. Top 12 phần mềm quản lý nhân sự mà các doanh nghiệp không thể bỏ lỡ
4.1. Zenefits
Zenefits là 1 phần mềm tổng hợp tất cả các tính năng trong một nền mang lại sự thuận tiện cao cho người dùng. Zenefits được đánh giá khá cao và nhận được sự tin tưởng của hơn 11.000 doanh nghiệp trên khắp thế giới.
Đối với phần mềm này nhân viện dược tự do giới thiệu về bản thân, lựa chọn quyền lợi và ký tài liệu nằm trong thẩm quyền. Như vậy sẽ giúp rút ngắn khoảng cách giữa ban quản lý và nhân viên trong công ty. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể sử dụng miễn phí phần mềm trong vòng 14 ngày để đánh giá xem có phù hợp với doanh nghiệp hay không.
4.2. BambooHR
BambooHR là một công ty phần mềm công nghệ đến từ Hoa Kỳ,cung cấp phần mềm có trả phí được thiết kế cho những doanh nghiệp có quy mô từ nhỏ đến vừa. BambooHR nhận được sự tin dùng của hơn 17.000 doanh nghiệp trên mọi lĩnh vực bởi tính chính xác và hiệu quả cao. BambooHR luôn hoạt động theo tôn chỉ: “Giữ cho mọi thứ thật đơn giản”.
4.3. Zoho People
Với những tính năng nổi bật như: quản lý dữ liệu nhân viên tập trung và an toàn, theo dõi thời gian nghỉ phép và sự có mặt trong tích tắc, đơn giản hóa quy trình đánh giá hiệu xuất nhân viên, tự động hóa và đẩy nhanh các công tác nhân sự, chế độ tùy chỉnh phù hợp với nhu cầu riêng của mỗi doanh nghiệp, giải đáp nhanh chóng mọi thắc mắc của nhân viên,… Phần mềm Zoho People ngày càng nhận được sự tin dùng của các doanh nghiệp.
4.4. Tanca
Bên cạnh những tính năng thường thấy ở hầu hết các phần mềm quản lý nhân sự, Tanca còn có thêm những tính năng khác như: chấm công trực tuyến, giao việc, ca làm – lịch công, tính lương tự động, báo cáo thông minh, định vị vị trí nhân viên, quản lý tài sản, hệ thống tuyển dụng ATS và KPI,… nhằm nâng cao hiệu quả quá trình quản lý nhân sự .
4.5. SAP SuccessFactors
SAP SuccessFactors hiện đang là hệ thống phần mềm quản lý nhân sự trên nền tảng điện toán đám mây lớn nhất thế giới, và nhận được sự tin dùng của hàng triệu doanh doanh nghiệp.
SAP SuccessFactors mang tính năng vượt trội nhằm giúp doanh nghiệp:
- Chuẩn hóa quy trình tìm kiếm và phát triển nguồn nhân lực;
- Thúc đẩy quá trình chuyển dịch chức năng nhân sự tại doanh nghiệp;
- Tăng năng suất và hiệu quả công việc;
- Cung cấp nguồn dữ liệu và hệ thống bảo mật toàn diện.
4.6. Namely
Namely là một phần mềm nhận được nhiều sự chú ý hiện hiện nay, luôn cung cấp và cập nhật nhiều tính năng mới nhằm hỗ trợ tối đa cho quá trình quản lý nhân sự tại doanh nghiệp .
Một số tính năng chính của phần mềm Namely:
- Lưu trữ tài liệu cụ thể
- Thời gian theo dõi tắt
- Công ty tin tức xã hội
- Sơ đồ tổ chức doanh nghiệp
- Tùy chỉnh lịch
- Quy trình tự động tính lương
- Ứng dụng di động
4.7. Sage Business Cloud People
Là một phần mềm mang lại nhiều giá trị cho doanh nghiệp như: quản trị phúc lợi nhân viên, quản lý tiền lương (payroll), theo dõi quá trình biến đổi nhân sự như chế độ lương, thưởng, nghỉ phép, thuyên chuyển, điều động, lý lịch, hoàn cảnh,…Sage Business Cloud People ngày càng được sử dụng rộng rãi trên thị trường.
Bên cạnh đó phần mềm Sage Business Cloud People cũng hỗ trợ thêm cho doanh nghiệp ở cấp độ chiến lược, giúp cho quá trình tuyển dụng, quản lý và phát triển nguồn tài nguyên có giá trị nhất của công ty.
4.8. SINNOVA-HRMS
Phần mềm quản lý nhân sự SINNOVA-HRMS được vận hành bằng trình duyệt Web, có giao diện đẹp và nhiều tính năng hay, dễ sử dụng. Bên cạnh đó còn có quy trình xử lý dữ liệu tự động, minh bạch, độ chính xác cao, áp dụng đa tổ chức.
4.9. Amis.vn
Lý do để khách hàng sử dụng phần mềm Amis.vn:
- Là phần mềm được phát triển bởi Công ty cổ phần MISA với hơn 25 năm kinh nghiệm – Hơn 100 giải thưởng – Hơn 155.000 khách hàng
- Nhận được sự tin tưởng của hơn 12.000 doanh nghiệp dùng nền tảng quản trị doanh nghiệp.
- Độ an toàn và bảo mật đạt tiêu chuẩn quốc tế Tier3, tuân thủ tiêu chuẩn an ninh thông tin ISO 27000, CSA STAR.
Nhanh tay sử dụng để trải nghiệm những lợi ích vượt bật mà Amis mang lại nhé!
4.10. OOC digiiHR
Phần mềm OOC digiiHR được sáng lập bởi Công ty Tư vấn Quản lý OCD – doanh nghiệp tư vấn và quản lý hàng đầu Việt Nam hiện nay. Khi sử dụng phần mềm này doanh nghiệp sẽ nhận được những lợi ích sau:
- Giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả cơ cấu tổ chức, hồ sơ, năng lực, KPI, lương, đào tạo, tuyển dụng, phân tích, kế hoạch nhân sự, cổng thông tin nhân sự…
- Cung cấp những giải pháp chuyên sâu và đầy đủ của quá trình quản lý nhân sự.
- Hỗ trợ phân tích nhân sự và báo cáo BI.
- OOC digiiHR là hội tụ của các công cụ quản lý nhân sự chuẩn Mỹ.
4.11. FAST HRM online
Một số tính năng nổi bật của FAST HRM online giúp người dùng phân biệt với các phần mềm quản lý khác:
- Tốc độ xử lý nhanh, công nghệ hiện đại
- 11 phân hệ bao quát hầu hết các tác nghiệp về nhân sự
- Quản lý theo quy trình dòng chảy công việc
- Hệ thống đa dạng các báo cáo quản trị trên từng phần hành
- Luôn cập nhật nhiều tính năng mới.
4.12. Lotus Pro
Nếu chỉ dừng ở việc cung cấp các tính năng cơ bản như: quản lý chấm công, chấm lương, tuyển dụng và đào tạo. Thì Lotus Pro không thể có chỗ đứng vững chắc trên thị trường như hiện nay. Mà bên cạnh đó phần mềm này luôn phải thay đổi và cập nhật nhiều tính năng nổi bật hơn như:
- Thống kê chính xác tình hình biến đổi nhân sự tại mỗi doanh nghiệp.
- Cung cấp khả năng tự cung cấp công thức lương động, báo cáo động tại mỗi thời điểm khác nhau.
- Có công nghệ xử lý đa nền tảng, chạy được trên cả các thiết bị di động web và nhiều ứng dụng khác.
- Phần mềm đạt tính bảo mật tuyệt đối.
5. Làm thế nào để lựa chọn một phần mềm quản lý nhân sự tốt cho doanh nghiệp?
5.1. Phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp
Không phải bất kỳ phần mềm nào cũng có thể áp dụng vào quá trình quản lý doanh nghiệp. Vì mỗi doanh nghiệp có cơ cấu và hình thức hoạt động khác nhau. Trước khi lựa chọn bất cứ phần mềm quản lý nào bạn cần phải đánh giá trên nhiều khía cạnh để tránh xảy ra sai sót và lãng phí ngân sách. Chỉ khi lựa chọn đúng phần mềm thì cả quá trình quản lý nhân sự mới thật sự đạt hiệu quả tối đa.
5.2. Khả năng tích hợp các tính năng cần thiết
Để biết 1 phần mềm quản lý nhân sự có hiệu quả hay không, bên cạnh các tính năng lưu trữ thông tin như: họ và tên, địa chỉ, trình độ học vấn,..Bạn chỉ cần thấy có trang bị thêm khả năng lưu trữ thông tin về các kết quả đánh giá năng lực từ đó để triển khai và lưu trữ những thông tin về lương, chế độ đãi ngộ, bảo hiểm,…thì đây là phần mềm khá ổn và hiệu quả.
5.3. Giá bán
Mỗi phần mềm sẽ dựa vào tính năng để đưa ra giá bán hợp lý nhất. Mức giá thông thường sẽ ở khoảng 5/ đô/ nhân viên/ tháng nếu sử dụng phần mềm nước ngoài. Đối với phần mềm tại Việt Nam chi phí sẽ thấp hơn.
Lời khuyên chân thành dành cho bạn là hãy dùng thử các phần mềm với phiên bản dùng thử hoặc miễn phí trước khi sử dụng chính thức để giảm bớt rủi ro.
Phần mềm quản lý nhân sự giúp ích rất nhiều trong quá trình quản lý và vận hành nhân viên của doanh nghiệp. Nhưng bạn cần cân nhắc kỹ trước khi đưa ra quyết định. Mong rằng bài viết trên sẽ giúp bạn lựa chọn được phần mềm quản lý phù hợp và đạt hiệu quả như mong muốn. Chúc bạn may mắn!
