PR là một cụm từ không hề xa lạ gì với tất cả chúng ta như là PR cho sản phẩm ABC, Pr cho chương trình XYZ. Tuy nhiên có rất nhiều người vẫn không hiểu được PR là gì hay tác dụng chính của PR là gì ? Không việc gì phải lo lắng cả, MOA Việt Nam ở đây để giải quyết các thắc mắc của bạn. Chào mừng bạn đến với bài viết: PR là gì? Hướng dẫn cách tối ưu chi phí PR hiệu quả.
PR là gì ?
PR là viết tắt của từ Public Relations dịch sang Tiếng Việt có nghĩa là quan hệ công chúng. Rất nhiều người sẽ hiểu nhầm PR có nghĩa là một cách thức quảng cáo hay bán hàng trực tiếp. Sau bài viết này bạn có thể trả lời với những người không biết PR là gì một cách rõ ràng rằng PR là chiến lược truyền thông được các cá nhân, công ty tổ chức để xây dựng mối quan hệ có lợi với công chúng.
Những người làm PR sẽ có trách nghiệm phác thảo, triển khai một kế hoạch truyền thông và sử dụng các phương tiện truyền thông hoặc những phương tiện trực tiếp/ gián tiếp khác để xây dựng hình ảnh, duy trì hình ảnh thương hiệu một cách tích cực và mối quan hệ mạnh mẽ với đối tượng mục tiêu đã được đề ra trong kế hoạch của họ.
Phân biệt giữa PR và quảng cáo
Tuy nhiên việc các cá nhân, tổ chức sử dụng các chiến lược truyền thông nhằm xây dựng hình ảnh để giới thiệu các sản phẩm thì khác gì là quảng cáo? Vậy PR khác quảng cáo ở những điểm nào mà nhiều người hay nhầm lẫn giữa hai khái niệm này ?
- PR: là việc tìm kiếm và xây dựng phát triển mối quan hệ giữa các cá nhân, các doanh nghiệp với cộng đồng. PR giúp tạo nên lợi ích cho hai bên. PR bao gồm nhiều hoạt động cụ thể như: PR nội bộ, quan hệ đoàn thể, quản trị báo chí truyền thông, xây dựng và phát triển thương hiệu, chăm sóc khách hàng, trách nhiệm xã hội và xử lý khủng hoảng.
- Quảng cáo: là hình thức tuyên truyền, quảng bá nhằm đi tới mục tiêu chính đó là giới thiệu thông tin của sản phẩm dịch vụ, giới thiệu thương hiệu hay những ý tưởng, công trình nghiên cứu tới khách hàng mục tiêu nhằm tạo nên hành vi và thói quen cho khách hàng. Từ đó kêu gọi hành động từ phía khách hàng bằng thông điệp để thúc đẩy hành vi mua hàng.
Chức năng của PR
- Dự đoán, phân tích và giải thích dư luận cùng thái độ của công chúng đối với thương hiệu/ sản phẩm
- Soạn thảo các chiến lược sử dụng phương tiện truyền thông miễn phí hoặc có trả phí để tác động đến công chúng.
- Soạn thảo các chiến lược để hỗ trợ tất cả các chiến dịch của thương hiệu và bước chuyển mới thông qua nội dung biên tập.
- Viết, phân phối thông cáo báo chí.
- Xây dựng kế hoạch và thực hiện các event nhằm tiếp cận cộng đồng và truyền thông.
- Viết nội dung cho web (trang web nội bộ và trang web bên ngoài).
- Phát triển chiến lược xử lý khủng hoảng quan hệ công chúng.
- Trả lời các đánh giá công khai trên các trang web truyền thông xã hội và xử lý sự hiện diện truyền thông xã hội của thương hiệu
- Tư vấn cho các nhân viên của các tổ chức có liên quan đến quá trình hoạt động, các chính sách, trách nhiệm của tổ chức và trách nhiệm của họ.
- Làm việc với chính phủ và các cơ quan lập pháp thay mặt cho tổ chức.
- Đối phó với các nhóm công chúng và các tổ chức khác liên quan đến các chính sách xã hội và các chính sách khác của tổ chức cũng như pháp luật của chính phủ.
- Xử lý quan hệ với nhà đầu tư
Ưu và nhược điểm của PR
- Ưu điểm:
Độ tin cậy: Khách hàng thường có xu hướng sử dụng những sản phẩm được giới thiệu từ những người đã có trải nghiệm về sản phẩm đó hoặc sử dụng qua rất nhiều các sản phẩm trong đó có cả sản phẩm mà khách hàng đang muốn tìm hiểu.
Phạm vi tiếp cận: Một chiến lược PR tốt có thể thu hút nhiều cơ quan báo chí khác, đưa ra nội dung cho một lượng lớn khán giả.
Hiệu quả chi phí: PR là một kỹ thuật rất hiệu quả về mặt chi phí để tiếp cận được một lượng lớn các khách hàng tiềm năng hơn là so với khuyến mãi có trả tiền.
- Nhược điểm:
Không kiểm soát trực tiếp: Không giống như phương tiện thanh toán, PR không thể kiểm soát trực tiếp đối với những nội dung được phân phối thông qua các phương tiện quan hệ công chúng.
Khó đo lường thành công: Rất khó để đo lường và đánh giá chính xác hiệu quả của một chiến dịch PR.
Không có kết quả được đảm bảo: Đa số các phương tiện truyền thông chỉ xuất bản nếu cảm thấy rằng nó sẽ thu hút đối tượng mục tiêu. Nên khi một doanh nghiệp xuất bản một thông cáo về sản phẩm của họ thì việc được báo chí chú ý là không đảm bảo vì doanh nghiệp không bỏ tiền ra để thuê họ.
Vai trò của PR đối với khách hàng:
Các vai trò chính của PR là gì ? Sẽ có 3 vai trò chính như sau:
Xây dựng hình ảnh thương hiệu: Khách hàng sẽ biết về một thương hiệu khi thương hiệu đó được truyền thông qua một phương tiện từ bên thứ ba. Một chiến lược PR tốt sẽ giúp thương hiệu xây dựng hình ảnh của mình theo cách doanh nghiệp muốn.
Quảng bá giá trị thương hiệu: PR được sử dụng để truyền đi những thông điệp tích cực, phù hợp với giá trị của thương hiệu cũng như hình ảnh của thương hiệu đó. Điều này rất tuyệt khi xây dựng danh tiếng cho thương hiệu.
Tăng cường quan hệ cộng đồng: Các chiến lược PR được sử dụng để truyền tải đi rằng thương hiệu cũng là một phần của xã hội như đối tượng mục tiêu. Điều này xây dựng mối quan hệ mạnh mẽ hình ảnh của thương hiệu với công chúng.
Giới thiệu 3 kiểu bài PR được doanh nghiệp sử dụng phổ biến nhất hiện nay
Dạng bài PR phóng sự
Bài PR phóng sự thường sử dụng kết cấu bài theo kiểu hình tháp ngược hay là kết cấu bài kiểu hình chữ nhật hoặc kết hợp cả hai cho bài viết của mình. Ưu điểm khi sử dụng các dạng kết cấu kiểu bài này là thông tin sẽ được cân bằng so với đề tài bài viết đang triển khai và khi bạn áp dụng đúng cách sẽ đưa ra hiệu quả rất cao cho bài viết của bạn.
Với mỗi bài bạn cần triển khai các chỉ dẫn, thông tin tư vấn sẽ phản ánh một điều gì đó cụ thể mà vẫn đảm bảo hài hòa với cấu trúc của bài, không nên lan man quá. Tổng thể bài PR dưới dạng phóng sự này nên cung cấp thông tin cho người dùng ở nhiều khía cạnh khác nhau.
– Về cấu trúc câu: Câu văn sử dụng phải đa dạng, phong phú, không nên tạo cảm giác đơn điệu hay quá rập khuôn như văn mẫu. Bạn nên thêm các kiểu câu như là: câu cảm thán câu, câu hỏi, câu trần thuật, câu cầu khiến…vào bài viết để tạo cảm giác gần gũi cũng như để nhấn mạnh với khách hàng những chỗ cần chú ý về sản phẩm.
– Về từ vựng: Bạn nên sử dụng những từ ngữ mang nhiều tính biểu cảm cộng với sử dụng lối nói giàu hình ảnh với các từ ngữ in đậm dấu ấn cá nhân vào bài phóng sự PR nhằm mang lại sự sinh động và sự hấp dẫn, phần nào tạo được ấn tượng đối người quan tâm đến sản phẩm, với người đọc.
– Về các biện pháp tu từ: Hãy linh hoạt sử dụng các biện pháp tu từ như so sánh, ẩn dụ, thành ngữ, tục ngữ, và cả nghệ thuật chơi chữ để thêm phần màu sắc vào bài viết nhé.
Dạng bài PR phản ánh
Cũng như các bài phóng sự PR, dạng bài PR phản ánh cũng thường được viết theo hai kiểu cấu trúc: hình tháp ngược và hình chữ nhật. Ngôn ngữ trong thể loại phản ánh là sự giao thoa giữa tính khách quan trực tiếp với tính logic chặt chẽ.
– Về cấu trúc câu: Câu ngắn, sử dụng cấu trúc câu chủ ngữ – động từ – tân ngữ.
– Về từ vựng: Đối với thể loại này, từ vựng được dùng rất sắc bén, mang tính chất khách quan cao.
– Về các biện pháp tu từ: Do tính chất phải phản ánh sự việc một cách khách quan nhất nên hầu hết các bài phản ánh cần hạn chế sử dụng các biện pháp tu từ như là ẩn dụ, nói giảm, nói tránh, hay là chơi chữ… Tuy nhiên bạn nên vận dụng một số các biện pháp tu từ ở một mức độ nào đó cho phép được để xây dựng một bài phản ánh PR đạt hiệu quả truyền thông cao.
Dạng bài PR quảng cáo (Editorial)
Kết cấu sử dụng chủ yếu trong bài Editorial là kết cấu hình chữ nhật. Đây là dạng bài quảng cáo nên việc phân bố thông tin đều và đầy đủ cho bài viết là đặc biệt quan trọng. Với dạng bài Editorial thường người viết thường đưa các thông tin quan trọng, hấp dẫn với người đọc như kiểu những thông tin về sản phẩm, ưu điểm nhược điểm….nhằm giúp người đọc định hình được tất cả thông tin bài viết đưa ra mà không quá đặt nặng vấn đề PR sản phẩm như hai dạng bài viết trên.
Ngôn ngữ của dạng bài này cần trau chuốt, hấp dẫn hơn rất nhiều so với các dạng bài khác. Đây là dạng viết bài PR khó viết nhất vì đòi hỏi người viết phải hiểu thật rõ về sản phẩm, dịch vụ của công ty cũng như nắm bắt được tâm lý người đọc.
7 bước xây dựng chiến lược PR hiệu quả cho doanh nghiệp
Bước 1: Phân tích tình hình
Có rất nhiều người làm PR hay bỏ qua hoặc thậm chí là không phân tích tình hình của thị trường hay chính xác hơn là sự ảnh hưởng của thị trường tới độ thành công của sản phẩm cũng như sự tác động của sản phẩm đối với thị trường. Nguyên do chính là do cách làm rập khuôn của nhiều doanh nghiệp dẫn đến nhiều trường hợp sản phẩm bị tồn kho gây ra hao hụt về tài chính và công sức là rất lớn. Phân tích tình hình giúp nắm bắt cũng như hiểu rõ được tình hình hiện tại để có thể xây dựng nên một chiến lược PR hiệu quả, đáng tin cậy, đáp ứng được những mục tiêu của tổ chức, doanh nghiệp.
Bạn cần thu thập tổng quan thông tin thị trường qua việc phân tích theo mô hình PEST. Mô hình này bao gồm các yếu tố về Chính trị (P), Kinh tế (E), Công nghệ (T), Xã hội (S) tác động đến môi trường kinh doanh, hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp.
Mặc dù đây là những yếu tố môi trường mang tính vĩ mô nhưng lại có ảnh hưởng lớn đến việc quản lý chiến lược của doanh nghiệp, đặc biệt đối với những doanh nghiệp đầu tư, mở rộng ảnh hưởng ở một khu vực, quốc gia mới hay trong một bối cảnh, giai đoạn phát triển mới.
Thêm vào đó, doanh nghiệp cần vận dụng thêm mô hình SWOT để phân tích tình trạng doanh nghiệp.
Hai mô hình PEST và SWOT sẽ bổ trợ cho nhau, giúp cho tổ chức, doanh nghiệp có một cái nhìn toàn cảnh nhất về môi trường kinh doanh.
Bước 2: Xác định mục tiêu
Khi xây dựng chiến lược PR, doanh nghiệp cần phải vạch ra mục tiêu cụ thể cho những gì muốn đạt được. Có ba cấp độ mục tiêu của chiến lược PR mà tổ chức, doanh nghiệp cần hướng tới :
- Nâng cao hoặc thay đổi nhận thức của công chúng về một vấn đề nào đó.
- Xây dựng thái độ, ý kiến của công chúng.
- Nỗ lực trong hoạt động thúc đẩy hành vi.
Khi đã xác định được mục tiêu của mình rồi, doanh nghiệp sẽ có định hướng rõ ràng hơn tới chiến lược PR của mình, góp phần tối đa hóa sự thành công của các hoạt động PR.
Bước 3: Tìm hiểu công chúng
Bạn cần xác định được đối tượng, mục tiêu mà bạn muốn hướng sự chú ý vào, họ thường là các cá nhân, nhóm hay là cộng đồng có ảnh hưởng và quyền ra quyết định đối với sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn. Sau đó, bạn hãy nghiên cứu về hành vi của họ. Bằng cách xác định đối tượng mục tiêu, doanh nghiệp có thể điều chỉnh cách giao tiếp của mình cho phù hợp với hành vi của công chúng và do đó giúp tăng hiệu quả của chiến lược PR.
Bước 4: Xác định thông điệp
Việc đưa ra một thông điệp dễ nghe và dễ nhớ là một phần quan trọng của chiến lược PR vì có thể định hình nội dung chương trình PR của doanh nghiệp. Thông điệp cần đáng tin cậy, dễ hiểu nhằm thúc đẩy các chương trình hoạt động khác.
Để xác định thông điệp, tổ chức có thể tuân theo 4 bước trong quy trình sau:
- Tập hợp lại những quan điểm và thái độ hiện có của công chúng
- Xác định nội dung có thể thay đổi từ những quan điểm đó
- Nhận diện những yếu tố mang tính thuyết phục
- Đảm bảo rằng các thông điệp đó đều đáng tin cậy và có thể truyền tải thông qua hoạt động PR
Bước 5: Thiết kế chiến lược và chiến thuật
Việc lập kế hoạch thôi là chưa đủ mà còn cần xem xét, tìm cách tiếp cận với mục tiêu. Trong đó, chiến lược là cách thức để tổ chức thực hiện các mục tiêu đã vạch ra, còn chiến thuật là những hoạt động cụ thể sẽ phải thực hiện để đạt được những mục tiêu đó.
Cần chú ý loại bỏ các hoạt động chiến thuật mà không hỗ trợ cho chiến lược, có sự liên kết chặt chẽ giữa chiến thuật với chiến lược và chiến lược với mục tiêu. Cần phải thử nghiệm các chiến thuật để đảm bảo tính hiệu quả của nó. Trong trường hợp cần phải thay đổi thì xem xét nên thay đổi chiến thuật trước khi quyết định thay đổi chiến lược.
Bước 6: Xác định khung thời gian và cân nhắc nguồn lực
Bạn nên xác định khung thời gian cụ thể nhằm đảm bảo cho chiến dịch PR diễn ra đúng tiến độ và có sự liên kết, phối hợp tốt giữa các bộ phận, các khâu công việc và các cá nhân với nhau.
Khi xác định khung thời gian, cần chú ý tới hai yếu tố quan trọng đó là deadline của các công việc và nhân sự cần để hoàn thành từng công việc. Để đảm bảo từng công việc được hoàn thành trước deadline, cần phải xác định rõ tất cả những công việc riêng lẻ cần thực hiện, phân công nhân lực và thời hạn hoàn thành cho từng đầu việc. Bên cạnh đó cũng phải có thời gian dự trữ cho từng khâu để chủ động trong việc điều hành.
Phân bổ ngân sách hợp lý trong ngân sách Marketing của doanh nghiệp mà vẫn phải phù hợp với các mục tiêu của chiến lược PR cũng là một điều vô cùng quan trọng. Bạn cần xây dựng kế hoạch ngân sách cụ thể để có thể triển khai các hoạt động PR như chi phí trang thiết bị, chi phí thuê không gian, phương tiện đi lại, hình ảnh, tài liệu…
Bước 7: Đánh giá và đo lường chiến lược PR
Bước cuối cùng là đánh giá và đo lường chiến lược PR. Đây là một bước vô cùng quan trọng, việc đánh giá là một quá trình diễn ra theo kế hoạch đề ra giúp xác định được hiệu quả công việc, xác định được những rủi ro bạn có thể gặp phải trước khi đến với thành công. Điều này sẽ giúp cho bạn phân bổ ngân sách một cách hiệu quả nhất trên cơ sở tập trung vào những công việc được ưu tiên. Đồng thời, bước đánh giá giúp cho doanh nghiệp nhận diện và loại bỏ các mục tiêu không phù hợp.
Bạn có thể đặt ra KPI để khuyến khích bản thân cố gắng trong công việc. Bạn cũng có thể xem có đạt được mục tiêu trong khung thời gian đã định hay không để đo lường thành công của mình. Bằng cách theo dõi kết quả của mình, tổ chức có thể đánh giá mức độ hiệu quả của hoạt động PR đang triển khai và từ đó nhận ra những công việc mình cần cải thiện.
Kết luận
Hy vọng qua bài đọc bạn đã hiểu được PR là gì cũng như các bước xây dựng chiến lược PR hợp lý. Chúc các bạn thành công trong tương lai.
